Top 10 khái niệm cơ bản về phần mềm ERP bạn cần biết

1. ERP – ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP)

Định nghĩa: ERP là một hệ thống phần mềm tích hợp, giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ hoạt động – từ kế toán, kho vận, bán hàng, sản xuất cho tới chăm sóc khách hàng – trên một nền tảng thống nhất.
Vai trò: Trước đây, các bộ phận trong doanh nghiệp dùng các phần mềm rời rạc; ERP ra đời để kết nối mọi quy trình trong một hệ thống duy nhất, đảm bảo dòng dữ liệu xuyên suốt và đồng bộ hóa mọi phòng ban.

2. ORDER-TO-CASH (QUY TRÌNH TỪ ĐƠN HÀNG ĐẾN THU TIỀN)

Đây là chuỗi quy trình kinh doanh xuyên suốt, bắt đầu từ lúc nhận đơn đặt hàng đến khi thu đủ tiền từ khách hàng.
Các bước chính:
• Nhận đơn hàng từ khách
• Kiểm tra tồn kho/nguyên liệu
• Sản xuất hoặc chuẩn bị hàng hóa
• Giao hàng, lập hóa đơn
• Thu tiền và ghi nhận doanh thu
Tại sao CEO cần quan tâm: Đây là chuỗi mang lại dòng tiền cho doanh nghiệp. ERP giúp số hóa và tối ưu hóa toàn bộ hành trình này.

3. PROCURE-TO-PAY (QUY TRÌNH TỪ MUA HÀNG ĐẾN THANH TOÁN)

Chuỗi quy trình ngược lại của Order-to-Cash, tập trung vào nhu cầu nội bộ: mua sắm nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ.
Các bước chính:
• Lập yêu cầu mua
• Gửi đơn đặt hàng tới nhà cung cấp
• Nhận hàng hóa
• Kiểm tra và đối chiếu hóa đơn
• Thanh toán
Vai trò: Quản trị tốt P2P giúp kiểm soát chi phí, dự báo nhu cầu nguyên vật liệu, tránh thất thoát – đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp sản xuất và bán lẻ.

4. MODULES (PHÂN HỆ CHỨC NĂNG)

ERP không phải là một khối phần mềm duy nhất, mà gồm nhiều module tương ứng với từng chức năng trong doanh nghiệp.
Ví dụ về các module phổ biến:
• Kế toán – tài chính: Sổ cái, phải thu, phải trả, tài sản cố định
• Bán hàng – CRM: Quản lý khách hàng, đơn hàng, báo giá
• Kho vận: Quản lý tồn kho, nhập xuất
• Sản xuất: Lập kế hoạch, định mức nguyên vật liệu (BOM), MRP
• Nhân sự: Lương, chấm công, đánh giá
Lợi ích: Các module liên kết với nhau – cùng một hệ thống, một giao diện, một cơ sở dữ liệu – giúp CEO có cái nhìn toàn cảnh về vận hành.

5. BUSINESS REQUIREMENTS (YÊU CẦU NGHIỆP VỤ)

Trước khi triển khai ERP, doanh nghiệp cần liệt kê rõ các yêu cầu cụ thể cho từng phòng ban.
Phân loại yêu cầu:
• Bắt buộc (Must-have): Nếu không có thì không thể vận hành.
• Nên có (Nice-to-have): Tăng hiệu quả nhưng không thiết yếu.
Giai đoạn thực hiện: Việc xác định yêu cầu nghiệp vụ nên được thực hiện trước khi chọn phần mềm, vì mỗi hệ thống ERP có thế mạnh riêng.

6. CONFIGURATION (CẤU HÌNH HỆ THỐNG)
Là quá trình thiết lập và điều chỉnh phần mềm ERP để phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp – mà không cần viết lại mã nguồn.
Ví dụ:
• Bật/tắt tính năng
• Chọn quy trình phù hợp
• Thiết lập đơn vị tiền tệ, thuế, biểu mẫu
Lợi ích:
• Nhanh, rẻ, ít rủi ro
• Có thể nâng cấp phần mềm về sau

7. CUSTOMIZATION (TÙY BIẾN SÂU / LẬP TRÌNH LẠI)

Khi cấu hình không đủ, doanh nghiệp có thể tùy biến phần mềm bằng cách can thiệp mã nguồn để tạo tính năng riêng.
Rủi ro:
• Tốn thời gian và chi phí
• Khó bảo trì, nâng cấp
• Gây xung đột hệ thống nếu làm không đúng
Khuyến nghị cho CEO:
Chỉ nên tùy biến khi thực sự cần thiết (vì yêu cầu đặc thù ngành/luật pháp) và không thể xử lý bằng cấu hình.

8. INTEGRATION (TÍCH HỢP HỆ THỐNG)

Dù ERP có nhiều module, nhưng trong thực tế doanh nghiệp vẫn cần kết nối ERP với các phần mềm bên ngoài, ví dụ:
• Phần mềm CRM độc lập
• Hệ thống POS, E-commerce
• Phần mềm hóa đơn điện tử, ngân hàng
Công cụ phổ biến để tích hợp: API – giúp trao đổi dữ liệu tự động giữa hệ thống ERP và các phần mềm khác.
Kết quả: Dữ liệu được liên thông, không nhập tay, giảm lỗi.

9. ENTERPRISE ARCHITECTURE (KIẾN TRÚC HỆ THỐNG TỔNG THỂ)

Đây là bản thiết kế tổng thể về công nghệ thông tin của doanh nghiệp, mô tả:
• Các hệ thống sử dụng
• Dữ liệu nằm ở đâu (hệ thống nào là trung tâm)
• Luồng dữ liệu giữa các hệ thống
• Vai trò từng phần mềm
Lợi ích: Giúp CEO có tầm nhìn dài hạn, tránh rối rắm phần mềm chồng chéo. Đây là nền tảng để mở rộng hệ thống linh hoạt trong tương lai.

10. DATA MIGRATION (CHUYỂN ĐỔI DỮ LIỆU)

Là quá trình làm sạch – chuyển – chuẩn hóa dữ liệu từ hệ thống cũ (Excel, phần mềm kế toán…) sang ERP.
Các bước chính:
• Làm sạch dữ liệu (loại bỏ trùng lặp, sai lệch)
• Mapping (đối chiếu dữ liệu cũ – mới)
• Nhập liệu vào hệ thống mới
Tại sao quan trọng: Nếu dữ liệu “bẩn”, ERP sẽ hoạt động sai lệch. Đây là nguyên nhân hàng đầu khiến dự án ERP thất bại.

10 thuật ngữ trên chính là ngôn ngữ chiến lược của chuyển đổi số, không chỉ dành cho IT mà là kiến thức nền tảng CEO cần hiểu để:
• Lựa chọn đúng hệ thống ERP
• Dẫn dắt dự án triển khai hiệu quả
• Đồng hành cùng các phòng ban và nhà cung cấp
• Giảm rủi ro, tiết kiệm chi phí và thời gian triển khai

Hãy liên hệ với tôi theo thông tin bên dưới để chúng ta cùng chia sẻ và thảo luận nhé!
—
Hoàng – Doanh nghiệp Số
Mobile/Zalo: 0902197499