Có một câu hỏi rất hay mà mình thường nhận được từ các ACE chủ doanh nghiệp:
“Tóm lại, hệ thống ERP là gì và nó hoạt động như thế nào?”
Câu trả lời là: ERP không phải là một “cỗ máy thần kỳ” tự động hóa tất cả, mà là một công trình kiến trúc – nơi từng viên gạch nhỏ được đặt lên với chiến lược rõ ràng và sự thấu hiểu về cách doanh nghiệp mình vận hành.
1. TRƯỚC KHI NGHĨ ĐẾN ERP, HÃY THÀNH THẬT VỀ HIỆN TRẠNG CỦA BẠN.
Nhiều doanh nghiệp bắt đầu chuyển đổi số với hy vọng lớn, nhưng lại không biết rằng mình đang vận hành bằng… Excel + kinh nghiệm cá nhân + một chút niềm tin.
Có doanh nghiệp dùng phần mềm từ 10-20 năm trước, có nơi vẫn còn hệ thống máy chủ chạy mạng LAN nội bộ, nhưng phổ biến nhất – là những bảng tính Excel rối rắm được nuôi lớn theo năm tháng.
Vấn đề không phải ở công nghệ. Vấn đề là ta đang cố gắng vận hành một doanh nghiệp hiện đại bằng những công cụ được thiết kế cho… cá nhân.
2. ERP KHÔNG PHẢI MỘT PHẦN MỀM – MÀ LÀ “BẢN ĐỒ MẠCH MÁU” CỦA TOÀN BỘ DOANH NGHIỆP.
Một hệ thống ERP đúng nghĩa được xây dựng từ các “module” – mỗi module là một chức năng riêng như bán hàng, mua hàng, CRM, kho vận, kế toán, sản xuất, dự án …
Nhưng điều tuyệt vời nằm ở chỗ: các module này liên kết chặt chẽ với nhau. Nghĩa là khi khách hàng từ CRM đặt hàng, tồn kho sẽ cập nhật, mua hàng sẽ phản ứng, bút toán được ghi nhận, kế toán kiểm soát – mọi thứ xảy ra theo đúng một dòng chảy thông suốt.
Không còn chuyện “người bán hàng quên báo kho”, hay “kế toán không biết lý do phát sinh chi phí”.
3. VẤN ĐỀ KHÔNG NẰM Ở PHẦN MỀM. NÓ NẰM Ở CÁCH TA XÂY DỰNG – VÀ VẬN HÀNH – TOÀN BỘ HỆ THỐNG.
Mỗi module cần được “cấu hình” để phù hợp với quy trình doanh nghiệp. Có thể dùng những thiết lập mặc định từ nhà cung cấp. Nhưng thường, bạn cần điều chỉnh để phù hợp thực tế.
Nếu cấu hình không đủ đáp ứng nghiệp vụ, bạn sẽ cần “tuỳ biến” customize – can thiệp sâu vào hệ thống. Và đây là lúc chi phí, rủi ro và độ phức tạp bắt đầu tăng lên.
Thậm chí có trường hợp, doanh nghiệp cần dùng phần mềm bên ngoài (như Salesforce cho CRM), và tích hợp ngược lại vào ERP. Được thì được. Nhưng càng “chắp vá”, giá trị của việc dùng một hệ thống thống nhất càng giảm đi.
4. NƠI PHÁT SINH NHIỀU VẤN ĐỀ NHẤT NHƯNG THƯỜNG BỊ XEM NHẸ: “DỮ LIỆU”.
Bạn sẽ cần “dọn dẹp” và “chuyển nhà” cho toàn bộ dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới: từ các danh mục khác nhau, đến dữ liệu được nhập suốt bao năm. Nếu làm qua loa, mọi thứ có thể rối tung ngay sau ngày “go-live”.
Và quan trọng hơn cả: trước khi chuyển đổi, hãy chắc rằng đội ngũ bạn đã sẵn sàng để Học – Thử – Sai – và Thích nghi.
Không có hệ thống nào thần thánh nếu con người không sẵn sàng thay đổi.
5. CHUYỂN ĐỔI SỐ KHÔNG BẮT ĐẦU BẰNG PHẦN MỀM. NÓ BẮT ĐẦU TỪ TƯ DUY.
Nếu là tôi, tôi sẽ không hỏi: “ERP nào tốt nhất?”
Tôi sẽ hỏi: “Doanh nghiệp của mình có đang vận hành theo một dòng chảy logic, nhất quán, và có thể mở rộng không?”
Vì công nghệ – dù hiện đại đến đâu – cũng không thể cứu được một hệ thống vận hành chắp vá, phân mảnh và dựa quá nhiều vào “người quen thuộc”.
Chốt lại “Bạn đang dùng công nghệ để tăng tốc – hay chỉ để che giấu sự rối rắm bên trong?”
Nếu bạn thấy bài viết này chạm đến mình, hãy lưu lại để nghiền ngẫm hoặc chia sẻ cho người cần.
—
Hoàng – Doanh nghiệp Số
Mobile/Zalo: 0902197499
Trụ sở: Số 6, ngõ 53, phố Phạm Tuấn Tài, Cổ Nhuế 1, Bắc Từ Liêm, Hà Nội
Hotline: +84 24 62956519
Email: info@VietTotal.com
Website: www.VietTotal.com ; www.DoanhnghiepSo.top
